e-Discovery

Unstrukturierte Daten sind etwa Fileserver-Daten und E-Mail Daten. Das sind Datensätze, die von Menschen – je nach ihrer persönlichen Denk- und Organisationsweise – anders abgelegt werden.

Im Gegensatz dazu gibt es den Begriff der strukturierten Daten. Das sind Daten, die in Datenbanken nach allgemeingültigen Regeln verarbeitet werden. Hier ist klar vorgegeben, wie die Information prozessiert wird. Die Information hat eindeutig zugewiesene „Orte“ und einen Prozess, dem sie in der Verarbeitung folgt.

Wird etwa ein Legal Hold ausgesprochen, der die Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen eines Rechtsstreites erwirkt, so stellt das ein Unternehmen in seinem Datenmanagement – vor allem bei den unstrukturierten Daten – vor eine große Herausforderung, was das Feststellen des Vorhandenseins, Suchen und Filtern dieser Datengesamtheit betrifft. Dafür bietet Ihnen Computerforensic & more gerne ihre eDiscovery-Lösung an.

Schließlich müssen die Daten und Datenquellen nicht nur identifiziert und derart sichergestellt werden, dass Manipulation und Datenverlust ausgeschlossen sind. In weiterer Folge und nach Zustimmung der Mitarbeiter muss gewährleistet werden, dass man auch weiterhin mit den Daten arbeiten kann, sie mehreren bearbeitenden Personen gleichzeitig zugänglich machen kann, und sie letztendlich systematisieren und aufbereiten kann. Und das alles, ohne die Originaldokumente anzutasten. Ohne ein eDiscovery System ist das heute nicht nur unvorstellbar, sondern aufgrund der hohen Datendichte schlicht kaum durchführbar.

Ein Nebenziel von eDiscovery ist es, die Kosten für diesen Prozess zu senken, indem man Durchlaufzeiten für Archivierung, Deduplikation, Sammeln und Arbeiten, Filtern und Suchen verringert. Letztendlich garantiert der durch eDiscovery optimierte Prozess, dass bei den abschließenden Reviews nicht nur alle Daten prozessiert wurden, sondern auch alle relevanten Daten aus einem System gefiltert wurden. Auf den Punkt gebracht könnte man den Vorteil so benennen: Man verkleinert die Datenmenge auf die relevanten Daten. Und findet – bei Bedarf – die sprichwörtliche Nadel im digitalen Heuhaufen.

Eine wichtige Information zum Legal Hold: Die Zustimmung des Mitarbeiters ist für eine Sicherung der auf seinem Gerät gespeicherten Daten absolut notwendig. Nur auf Verdacht des Chefs hin kann man in Österreich die Daten eines Mitarbeiters nicht untersuchen. Der Computer Forensiker kann die Daten auf Verdacht hin zwar sichern, aber ausgewertet werden dürfen sie nur mit Zustimmung und Unterschrift des verdächtigen Mitarbeiters.

Wenn man große Datensätze als Beweismittel vor Gericht braucht – etwa durch einen Legal Hold – und man dennoch mit diesen Datensätzen effektiv arbeiten möchte, dann bedarf es im Rahmen einer eDiscovery Lösung entsprechender Tools, die unter dem Namen web based remote Anwendungen firmieren.

Diese erlauben es, – quasi ohne Programmgrenzen – vom einfachen Word-Programm bis hin zu Adobe-Programmen oder Framework, also aus den unterschiedlichsten Dateitypen, Daten auszulesen, die den Systembenutzern allesamt und einfach zur Verfügung stehen – und sogar mehr als das. Diese Daten können zur selben Zeit bearbeitet, kommentiert, mit Schlüsselwörtern versehen, angenähert oder einem Transparent Predictive Coding-Verfahren unterzogen werden.

Auch Visualisierungen, welche die Zusammenhänge der Bearbeitenden untereinander darstellen, können einfacher erstellt werden. Das hilft der lernenden Organisation, die diese Daten bearbeitet, Schlüsseldokumente zu identifizieren, die – von sich selbst heraus – auf weitere Schlüsseldokumente verweisen und so die relevanten Informationen schneller verfügbar machen.